El encargado de licitaciones entra a SAP Ariba y a WherEx todas las mañanas, revisa las publicaciones nuevas de las mineras a las que vende, y descarta la mayoría porque no son de su rubro. Es una tarea que toma tiempo y que no siempre alcanza a hacerse el mismo día: se posterga para "después de almuerzo", y a veces ese después de almuerzo se convierte en dos días después, cuando la licitación con mejor plazo para postular ya está por cerrar.
Cuánto tiempo toma revisar SAP Ariba y WherEx a mano cada día
No es solo entrar y mirar: hay que abrir cada portal por separado, revisar cada publicación nueva, leer al menos el título y el rubro para descartar lo que no aplica, y anotar en algún lado las que sí interesan junto con su fecha de cierre. Si un día hay 15 publicaciones nuevas entre los dos portales y solo 2 son del rubro de la empresa, de todas formas hay que revisar las 15 para no dejar pasar esas 2. Multiplicado por los días hábiles del mes, es una tarea que consume una parte real de la jornada de alguien, aunque el resultado útil sea solo un puñado de licitaciones.
Por qué se escapan licitaciones aunque alguien las revise
Pasa sobre todo cuando la persona encargada tiene otras tareas más urgentes ese día —una cotización grande, un reclamo de un cliente— y la revisión de licitaciones queda para el final de la tarde o se salta directamente. También pasa cuando la publicación usa una categoría o una palabra distinta a la que la persona busca habitualmente: una licitación de "insumos de mantención" puede incluir válvulas y fittings sin que el título lo diga explícitamente, y si nadie abre el detalle, se pasa por alto.
Qué información realmente importa de cada licitación
De cada publicación interesa, en este orden: el rubro y los ítems que pide (para saber si de verdad calza con lo que la empresa vende), la fecha y hora de cierre para postular, si exige antecedentes o certificaciones que la empresa no tiene, y el volumen aproximado de la compra. Con esos cuatro datos alcanza para decidir en minutos si conviene profundizar en las bases completas o descartar la licitación altiro.
Cómo decidir rápido si conviene postular
Conviene tener un criterio simple y ya conversado con el equipo, no decidirlo de nuevo cada vez: por ejemplo, postular si el rubro calza y el plazo de entrega es realista con el stock y tránsito actual, y descartar si pide una certificación que la empresa no tiene o si el volumen es tan chico que no justifica el trabajo de armar toda la documentación. Tener ese criterio escrito evita que la decisión dependa del ánimo del día de quien revisa el portal.
Armar una rutina diaria que no dependa de la memoria de una persona
Lo más simple es fijar un horario del día —por ejemplo, la primera media hora de la mañana— dedicado exclusivamente a revisar ambos portales, sin mezclarlo con otras tareas, y dejar un registro compartido de las licitaciones detectadas con su fecha de cierre, visible para más de una persona. Así, si quien revisa habitualmente falta un día, otra persona del equipo puede tomar esa tarea sin partir de cero ni depender de que alguien se acuerde de avisar.
Vigía, el módulo de Sudamérica AI, revisa SAP Ariba y WherEx cada mañana y avisa por correo las licitaciones del rubro de tu empresa, con la información que importa para decidir si conviene postular, antes de que el plazo se cierre.
