Medir el tiempo de cotización de tu equipo en una semana

Qué anotar exactamente: hora de llegada y hora de envío

Para medir el tiempo de cotización de tu equipo no necesitas ningún sistema nuevo: necesitas una planilla simple y una semana de disciplina. Las dos columnas que importan son la hora en que llegó la solicitud del cliente y la hora en que salió la cotización. Todo lo demás —el nombre del cliente, el vendedor, el canal— es contexto para leer el número después.

La hora de llegada es la del correo, el mensaje de WhatsApp o el término de la llamada, no la hora en que el vendedor la abrió. La hora de envío es cuando la cotización llegó al cliente, no cuando quedó lista en el escritorio del vendedor esperando aprobación. Si mides mal esos dos puntos, el número final no sirve para nada.

Conviene que la planilla la llene la misma persona que cotiza, en el momento en que envía, y no un tercero que revisa el correo al final del día. Cada minuto que pasa entre que la cotización sale y se anota la hora es un minuto de error acumulado, y en una semana esos errores pequeños pueden cambiar el número final más de lo que parece.

Cómo separar el tiempo por canal (correo, WhatsApp, licitación)

Agrega una columna con el canal por el que llegó cada solicitud: correo, WhatsApp o licitación. No es lo mismo cotizar una solicitud de correo con 5 ítems que una licitación de SAP Ariba con 40 líneas y bases técnicas que revisar. Si mezclas todo en un solo número, vas a subestimar lo rápido que se puede responder un WhatsApp simple y vas a exigirle al equipo un tiempo poco realista para una licitación grande.

Separar por canal también te muestra dónde vale la pena poner atención primero. Si el correo se demora más de lo esperado, puede ser un problema de orden en la bandeja. Si las licitaciones se demoran, puede ser un problema de cómo se revisan las bases antes de cotizar.

Si tu empresa además recibe pedidos por llamada telefónica, agrega esa cuarta columna aunque sea la que menos volumen tenga. Una llamada de venta tiene una particularidad propia: la solicitud puede quedar completa en el momento, o el vendedor puede necesitar volver a llamar para confirmar un dato, y eso también alarga el tiempo real hasta que la cotización sale.

Errores típicos al medir a mano

El error más común es anotar la hora de memoria al final del día, en vez de anotarla apenas ocurre. Eso hace que las horas queden redondeadas y el dato pierda precisión: da lo mismo si algo se demoró 40 minutos o 2 horas cuando alguien lo recuerda «en la tarde».

Otro error es no anotar las solicitudes que no se alcanzaron a cotizar esa semana. Si solo mides lo que se cerró, el número sale mejor de lo real, porque justamente las solicitudes más lentas —las que se traspapelaron o quedaron pendientes— son las que faltan en la planilla.

Un tercer error es que cada vendedor mida distinto: uno anota la hora en que abrió el correo, otro la hora en que llegó. Antes de empezar, define la regla una sola vez para todo el equipo y compártela por escrito, aunque sea en un mensaje del grupo de WhatsApp.

Un cuarto error, más de fondo, es tratar de medir dos semanas complicadas —por ejemplo, la semana de cierre de mes o una con un feriado de por medio— y sacar conclusiones de ahí. Elige una semana normal de trabajo, sin eventos que distorsionen el ritmo habitual del equipo, para que el número refleje cómo se cotiza casi siempre y no una excepción.

Cómo leer los resultados al final de la semana

Con los datos de cinco días hábiles, calcula el promedio y también el peor caso por vendedor y por canal. El promedio te dice cómo se está comportando el equipo en general; el peor caso te muestra los cuellos de botella que el promedio esconde.

Ejemplo de cálculo: si en la semana entraron 20 solicitudes de correo con un tiempo promedio de 14 horas, pero 3 de ellas se demoraron más de 40 horas, esas 3 valen la pena revisarlas una por una. Puede ser que llegaron un viernes en la tarde, que tenían un ítem difícil de cotizar, o que simplemente se perdieron entre otras solicitudes en la bandeja.

Qué hacer con ese número antes de invertir en cualquier herramienta

Antes de evaluar cualquier software —el de Sudamérica AI incluido— conviene tener este número propio. Te sirve para dos cosas: para saber si realmente tienes un problema de tiempo de respuesta que valga la pena resolver, y para tener una línea base con la que comparar después, si decides implementar algo.

Si al final de la semana ves que el correo se demora 14 horas en promedio y el WhatsApp 3, ya sabes por dónde partir. Y si decides medirlo con un sistema en vez de a mano, vas a poder comprobar de verdad si el tiempo bajó, porque ya tienes el número de antes con el que comparar.

Repetir este ejercicio cada cierto tiempo, aunque sea cada trimestre, también sirve para notar si un problema que ya creías resuelto volvió a aparecer, por ejemplo cuando el equipo suma un vendedor nuevo o cuando entra un cliente grande con un volumen de solicitudes distinto al habitual.