La diferencia entre stock, tránsito y plazo de fabricación
En una cotización industrial hay tres plazos distintos que muchas veces se mezclan en una sola frase: «lo tenemos». Stock es lo que ya está en tu bodega, listo para despachar hoy o mañana. Tránsito es lo que ya compraste y viene en camino, con una fecha de llegada más o menos cierta. Plazo de fabricación es lo que todavía no existe y hay que producir o importar, con un tiempo que depende de un tercero.
Un cliente que pregunta por 30 niples hexagonales de 1/2" no está preguntando solo el precio: está preguntando cuándo los tiene en su bodega. Si le prometes «stock» cuando en realidad son 10 en bodega y 20 en tránsito que llegan en dos semanas, el reclamo llega después, cuando ya aprobó la cotización pensando que tenía los 30 disponibles de inmediato.
Esta confusión es más común de lo que parece porque, para el vendedor, «tenerlo» a veces significa simplemente que el producto existe en el catálogo de la empresa, sin distinguir en qué etapa está esa existencia. La diferencia entre las tres categorías no es un detalle de bodega: es la información que el cliente necesita para decidir si te compra a ti o busca otra alternativa más rápida.
Por qué prometer sin mirar el sistema genera reclamos
La mayoría de las promesas de plazo mal hechas no son mentiras: son respuestas rápidas dadas de memoria, sin abrir el sistema de stock en ese momento. El vendedor de mesón que atiende a la vez el teléfono, el mostrador y el WhatsApp tiende a responder «sí, tenemos» porque la semana pasada sí había stock, sin confirmar que sigue igual hoy.
El problema se agranda con productos que se venden por varios canales a la vez: lo que había en bodega en la mañana puede estar comprometido con otra cotización aprobada al mediodía. Prometer sin mirar el número actualizado es la forma más común de generar un reclamo que nadie quería generar a propósito.
También pasa al revés: un vendedor que sí revisa el sistema, pero mira un reporte que se actualiza una vez al día, puede estar mirando un número de ayer sin saberlo. Para productos de alta rotación, como pernos, empaquetaduras o repuestos comunes de mantención, un stock desactualizado por unas pocas horas ya puede ser suficiente para prometer algo que ya no está disponible.
Cómo se debería mostrar el plazo en una cotización
Una cotización clara separa cada línea según su plazo real: cuánto hay en stock disponible para despacho inmediato, cuánto viene en tránsito y para qué fecha, y qué queda pendiente de fabricación o importación con un plazo estimado. No hace falta explicarle al cliente la logística interna, pero sí mostrarle, línea por línea, qué puede tener mañana y qué va a esperar.
Ejemplo de cálculo: si un cliente pide 50 válvulas de bola y tienes 18 en stock, 22 en tránsito que llegan en 10 días y 10 que hay que pedir con 25 días de plazo, la cotización debería mostrar esos tres tiempos por separado, no un solo plazo genérico para las 50 unidades. Así el cliente decide si despacha en partes o espera el lote completo.
Esta separación también le sirve a tu propio equipo de bodega y despacho: si la cotización ya distingue qué sale hoy, qué sale en 10 días y qué sale en 25, la orden de compra que llega después no obliga a nadie a adivinar cómo repartir el envío.
Qué hacer cuando el stock cambia entre que se cotiza y se aprueba
Entre el momento en que se cotiza y el momento en que el cliente aprueba pueden pasar días, y en ese tiempo el stock se mueve: otra cotización se aprobó primero, llegó menos mercadería de la esperada en el tránsito, o el proveedor atrasó el plazo de fabricación. Cuando eso pasa, lo peor que se puede hacer es despachar en silencio con menos unidades de las cotizadas y que el cliente lo descubra al recibir el pedido.
Lo correcto es que, antes de aprobar el despacho, alguien confirme que el stock cotizado sigue siendo el stock real. Si cambió, se avisa al cliente con la nueva fecha antes de que la orden de compra ya esté en curso, no después.
Esa confirmación no tiene que ser un trámite largo: basta con que quien aprueba el despacho revise el mismo sistema que se usó para cotizar, con los mismos números, en vez de confiar en que nada cambió desde que se envió la cotización unos días antes.
El costo de una promesa de plazo incumplida
El costo de una promesa incumplida no es solo el reclamo puntual: es que la próxima vez que ese cliente necesite algo urgente, va a pedirle el precio a otro proveedor además del tuyo, como respaldo. Un cliente industrial recuerda quién le cumplió el plazo tanto como quién le dio el mejor precio, porque una mantención atrasada por falta de repuesto le cuesta más que la diferencia de precio entre proveedores.
Prometer un plazo que sí se puede cumplir, aunque sea un poco más largo que el que el cliente quisiera escuchar, construye más confianza en el tiempo que prometer rápido y fallar una vez.
Un cálculo simple para dimensionar el problema: si tu empresa cotiza 40 pedidos a la semana y en 4 de ellos el plazo prometido no se cumple, esos 4 clientes son los que van a llamar antes a la competencia la próxima vez que necesiten algo urgente, aunque el precio que les diste haya sido el mejor del mercado.
El Cotizador de Sudamérica AI cruza cada línea de la solicitud contra el stock y el tránsito reales del catálogo antes de armar el borrador, para que el vendedor prometa el plazo que el sistema está viendo en ese momento, no el que recuerda de memoria.
