El camino actual: correo, Excel y recién ahí el ERP
Un cliente te escribe pidiendo 40 fittings de acero inoxidable con sus medidas y su código de marca. Tú, o tu vendedor, copian esa lista a una planilla Excel. Ahí se cruza el stock a mano, se pone el precio, se calcula el neto y el IVA. Cuando la cotización queda aprobada —a veces por el jefe, a veces por el mismo vendedor si tiene el monto autorizado— alguien abre Defontana y crea el documento de cotización desde cero, tipeando otra vez cada línea: código, cantidad, precio unitario, descuento si corresponde.
Ese es el camino real en la mayoría de las distribuidoras industriales chilenas: correo, Excel y recién ahí el ERP. Tres sistemas, tres vidas distintas para la misma información, y una persona haciendo de puente entre ellos.
Con productos de bajo movimiento, como una válvula especial que se cotiza una vez al mes, ese triple traspaso casi no se nota. El problema aparece con el catálogo grande y el volumen alto: fittings, pernería y repuestos que se cotizan varias veces al día, donde el mismo código pasa por el correo, por la planilla y por Defontana una y otra vez, con el riesgo de que en algún punto del camino cambie un número.
Dónde se pierde tiempo en ese camino
El tiempo no se pierde en un solo punto: se pierde en los traspasos. Pasar del correo a la planilla toma un minuto por ítem si el cliente escribió ordenado, y bastante más si mezcló código de marca, medida en pulgadas y en milímetros, o mandó una foto de la orden de compra en vez de texto. Pasar de la planilla a Defontana toma otro rato, porque hay que volver a mirar cada línea para no equivocar el código o la cantidad.
Ejemplo de cálculo: si una cotización de 25 líneas toma 3 minutos por línea entre revisar el código, el stock y tipear el documento en el ERP, son 75 minutos por cotización. Con 8 cotizaciones de ese tamaño en la semana, son 10 horas destinadas solo a traspasar información entre sistemas, no a decidir precio ni a conversar con el cliente.
Qué significa conectar el borrador directo a Defontana
Conectar el borrador directo a Defontana significa que la cotización nace dentro del ERP, no en una planilla aparte que después alguien traspasa. El sistema lee la solicitud —correo, WhatsApp o carga manual—, cruza cada ítem contra tu catálogo y tu stock, y arma el documento directamente en Defontana, con tu folio y tu formato. El vendedor abre ese borrador donde siempre ha trabajado, no en una pantalla nueva que tiene que aprender.
Esta conexión directa con Defontana está en construcción: hoy el Cotizador trabaja con tu catálogo y tu lista de precios en Excel, y arma el borrador fuera del ERP. Que ese borrador nazca dentro de Defontana es el paso que sigue, y por eso en esta web aparece marcado como próximamente, no como algo que ya está funcionando.
La razón para no apurar ese paso es simple: un documento mal creado dentro del ERP es más difícil de corregir que uno mal creado en una planilla aparte. Antes de que el borrador escriba directamente en Defontana, tiene que quedar probado con el catálogo real de cada empresa, porque cada distribuidora tiene sus propias reglas de folio, de bodega y de condición de pago cargadas en su instancia del sistema.
Qué sigue quedando bajo control del vendedor
Nada de esto reemplaza al vendedor que aprueba. La idea no es que la cotización salga sola del sistema al cliente: es que el vendedor no tenga que tipear dos veces lo mismo. El borrador llega con las líneas cruzadas contra stock y precio, marcadas como firmes, por revisar o dudosas según qué tan clara vino la solicitud. El vendedor revisa esas líneas, corrige lo que haga falta —un descuento especial, una condición de pago distinta— y aprueba con su sello antes de que el documento salga.
Eso importa especialmente cuando el cliente pide algo fuera de catálogo, o cuando el precio depende de un acuerdo comercial que no está en ninguna planilla. Ahí el criterio sigue siendo humano; lo que cambia es que se aplica una vez, sobre un borrador ya armado, y no sobre una hoja en blanco.
También queda bajo control del vendedor decidir cuándo un ítem no calza con ninguna equivalencia conocida y hay que cotizarlo aparte, a mano, como se hace hoy. Un sistema conectado a Defontana no obliga a que el cien por ciento de una cotización pase por el borrador automático: el vendedor puede completar o reemplazar cualquier línea antes de aprobar, igual que corrige hoy un documento recién creado en el ERP.
Cómo se prueba esa conexión antes de confiar en ella
Antes de confiar el ERP a una conexión automática, conviene probarla con casos reales de tu propia operación, no con datos de ejemplo. Eso significa tomar cotizaciones que ya hiciste el mes pasado —con sus errores típicos, sus clientes con condiciones especiales, sus códigos que se prestan para confusión entre marcas— y ver si el borrador que arma el sistema coincide con lo que tu vendedor habría escrito a mano.
Un piloto bien hecho no mide si el sistema acertó una vez: mide cuántas de las primeras cien líneas quedaron firmes sin corrección, cuántas necesitaron un ajuste menor y cuántas el vendedor tuvo que rehacer completas. Esa proporción, medida con tus propios códigos y tus propios clientes, es la que te dice si conviene avanzar a la conexión directa con Defontana o si todavía falta afinar el catálogo antes.
Ese mismo ejercicio conviene repetirlo con las líneas más difíciles, no solo con las más simples. Un niple estándar casi nunca falla; un código con equivalencia entre dos marcas distintas, o un ítem que tu empresa vende con una nomenclatura propia, es donde de verdad se ve si el sistema está listo para escribir directamente en tu ERP.
Sudamérica AI arma hoy el borrador de cotización con tu catálogo y tu lista de precios en Excel. Mientras se termina la conexión directa a Defontana, tu vendedor sigue subiendo el documento aprobado al ERP como lo hace ahora, pero con la cotización ya armada y revisada, no desde cero.
