Semana 1: catálogo y lista de precios al día
La primera semana no se toca ningún canal de venta: se ordena el catálogo y la lista de precios que va a usar el sistema. En la mayoría de las pymes industriales esto está repartido en más de un Excel, con códigos que no siempre coinciden entre la planilla de stock y la de precios, y con productos discontinuados que nadie ha borrado.
Esta semana se dedica a juntar todo en un solo archivo confiable: código, descripción, marca, precio vigente y stock. Si el catálogo tiene 3.000 códigos y solo 1.200 se venden de verdad, vale la pena partir con esos 1.200 y sumar el resto después, en vez de intentar limpiar todo antes de empezar.
Este también es el momento de anotar las equivalencias entre marcas que tu empresa ya maneja de memoria, aunque no estén escritas en ninguna parte: qué código de un proveedor corresponde a qué código de otro para el mismo repuesto. Es información que probablemente solo tiene el vendedor más antiguo, y que conviene dejar por escrito antes de que el sistema empiece a trabajar con el catálogo.
Semana 2: conectar el primer canal (correo)
La segunda semana se conecta un solo canal, generalmente el correo, porque es donde suelen llegar las solicitudes más grandes y donde hay más margen para probar sin la presión de una respuesta instantánea como la del WhatsApp. Se conecta la bandeja de correo donde hoy llegan las solicitudes, y el sistema empieza a leer los mensajes reales que están entrando, no ejemplos preparados.
Esta semana el objetivo no es que todo salga perfecto: es ver cómo el sistema lee tus correos reales, con tus clientes reales, y ajustar lo que haga falta con el catálogo cargado en la semana 1.
Conviene elegir a una o dos personas del equipo para que revisen los primeros borradores junto al vendedor que normalmente cotiza ese correo, en vez de que todo el equipo pruebe al mismo tiempo. Así los ajustes se concentran en un canal y en pocas personas, y es más fácil distinguir un error del sistema de un error de cómo se cargó el catálogo.
Semana 3: el equipo cotizando de verdad, con corrección diaria
La tercera semana el equipo empieza a cotizar con el sistema para solicitudes reales, no en un modo de prueba aparte. Cada borrador que arma el sistema lo revisa un vendedor, y esa revisión diaria es la que va afinando el reconocimiento de códigos y las equivalencias entre marcas que son propias de tu catálogo.
Es normal que esta semana aparezcan ajustes: un código que se lee distinto porque tu proveedor usa una nomenclatura particular, un cliente que siempre pide con un descuento que no estaba anotado en ninguna parte. Corregir esos casos a diario, en vez de esperar al final, es lo que hace que la semana 4 tenga un número confiable que medir.
Si tu plan incluye WhatsApp, licitaciones u Pulso, esta es la semana para sumar el segundo canal, ya con el primero funcionando de forma estable. Sumar todos los canales de golpe en la semana 1 suele ser el error más común: dificulta saber si un problema viene del catálogo, de un canal específico o de la falta de costumbre del equipo.
Semana 4: medir el antes y el después
La cuarta semana se compara el tiempo de cotización de antes —el que se midió como línea base al empezar, o el que se estima con los datos de las semanas anteriores— con el tiempo de esta última semana, ya con el equipo cotizando con el sistema al día. Esa comparación, hecha con tus propios números y no con un promedio ajeno, es la que responde si vale la pena seguir.
Ejemplo de cálculo: si antes de partir el tiempo promedio de respuesta por correo era de 30 horas, y en la semana 4 el promedio bajó a 8 horas, esa diferencia de 22 horas por cotización es la que se multiplica por el volumen semanal para ver el impacto real en tu operación.
Esta semana también es el momento de decidir, con el equipo, qué ajustes quedan como tarea permanente y cuáles fueron solo del período de prueba. No todo lo que se corrigió en la semana 3 necesita seguir revisándose a diario; parte de eso el sistema ya lo aprendió con el catálogo cargado.
Qué preguntar antes de firmar con cualquier proveedor de IA
Antes de firmar con cualquier proveedor de IA para cotizar —Sudamérica AI incluido— conviene hacer preguntas concretas: qué pasa si el sistema se equivoca en una línea, quién revisa el borrador antes de que salga al cliente, qué se mide exactamente durante el piloto y con qué se compara, y qué pasa si al final de los 30 días el tiempo no bajó.
Un proveedor serio te va a poder responder esas preguntas con números y con un proceso claro, no con promesas generales. Si la respuesta es vaga, es una señal de que el piloto tampoco va a ser claro.
Vale la pena también preguntar qué pasa con tus datos si decides no seguir después del piloto: dónde quedan tu catálogo y tus precios, y si puedes llevártelos sin problema. Una empresa que responde eso con claridad, antes de que se lo pidas dos veces, es la que probablemente cumple el resto de lo que promete.
Este es, en lo esencial, el checklist que sigue Sudamérica AI en cada implementación: 30 días desde que llega tu catálogo hasta que se compara el tiempo de cotización de antes y después, con garantía si el tiempo no baja.
